議事録ドリブンとは

会議がつまらない問題

会議が多いのだが、それはそれで仕方がないとも思うようになった。問題は、毎日毎日いろんな会議をしていると、だんだん会議自体が他人事になって行ってしまうことだ。私の場合であるが。

  • あとで誰かに聞けばいいか
  • これ、自分必要かな?
  • Mac持ち込んでることをいいことに違うことを始めてしまう

こういうのがあるあるなわけです。さらに重症だなと思うのは、良くないと思いつつもやってしまうこと、そしてやめられずに繰り返してしまうこと。

議事録ドリブンに出会った

そんな時に出会ったのが議事録ドリブンというもの。

議事録ドリブンというのは、書籍「プロジェクトを成功させる現場リーダーの技術」に議事録を活用した会議の方法として掲載されていたもの。これに出会った時、自分で実際にやってみたら上述したような会議あるあるをなくして、全ての会議が自分事になっていくのではないかなと思うに至ったのである。

議事録の構成

こちらの書籍によると議事録には次の内容を記入するのが良いとされている。

  1. 日時
  2. 場所
  3. 参加者
  4. 目的
  5. 結論
  6. アクション
  7. 議論の内容
  8. 次回の予定

このなかで大切なのは4の目的と5の結論とされている。つまりこの会議がどのような目的で開催されるのか、そして会議の結果、目的に対してどのような結論が出たのかを記載することです。

ここまできたら、さらに、結論から導き出した次のアクション、要するに「何をするか」を記入する。そしてこのアクションには「誰が」「いつまでに」を記載することを忘れずに。

会議の進め方も議事録に沿ったものに

これは議事録の書き方であるが、このように書くことができるためには、そもそも会議自体で目的と結論とアクションが話されていなければならない。そのような会議にするために積極的にファシリテートすることを実践するのが良さそう。

これにより、会議を自分にとってはもちろん、会議に参加するみんなにとって実りのあるもの、全員が自分事として感じられるものにすることができるであろう。あとは実践するのみ。

参考資料

このスライドもすごく参考になります。

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